KSeF (Krajowy System e-Faktur), to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania i wymiany faktur między przedsiębiorcami. e-Faktury przesyłane od jednego przedsiębiorcy, będą trafiały do drugiego (nabywcy), bezpośrednio z centralnej bazy administracji.
Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur oraz cyfryzacja przedsiębiorców z sektora MŚP. Konsekwencją cyfryzacji będą e-Faktury eliminujące możliwość wystawiania faktury papierowej w rozliczeniach między przedsiębiorcami. Dlatego tak ważne będzie posiadanie systemu komunikującego się z KSeF.
Czy system DMS AutoStacja jest dostosowywany do potrzeb KSeF?
Tak, dostosowujemy system DMS AutoStacja do KSeF. Przygotowanie systemu DMS do KSeF to nie tylko obszar komunikacji, ale również wiele zmian w zakresie ewidencji faktur. Na dokumentach sprzedaży dostępne będą nowe funkcjonalności, a część z istniejących zostanie przebudowana. Przykładowo, oprócz głównego nabywcy na fakturze będzie możliwość ewidencji dodatkowych kontrahentów oraz przypisywania im określonych ról (dodatkowy nabywca, płatnik, odbiorca itp.). Zmieni się sposób wystawiania korekt, wprowadzona zostanie możliwość ewidencji zaliczek bez faktur zaliczkowych oraz rejestracji skonta. Zwiększy się również zakres podatkowych adnotacji.
Czy system będzie dokonywał walidacji faktur na zgodność z KSEF przed wysłaniem?
Tak. Proces wystawiania faktury będzie tak zorganizowany, że ostatnim krokiem będzie generowanie pliku xml i wykonywanie walidacji systemowej (sprawdzenie techniczne pliku XML , czy odpowiada strukturze XSD faktury ustrukturyzowanej). Walidacja systemowa przewidziana przez Ministerstwo Finansów ma charakter techniczny, gdzie sprawdzane są głównie formaty danych, nie zawiera jednak żadnych sprawdzeń logicznych, arytmetycznych itp. Z tego powodu, w DMS planowane jest wykonywanie walidacji biznesowej tj. rozszerzenia na fakturze zakresu sprawdzeń i wymagań danych w celu minimalizowania możliwości pomyłek.
Jak będzie wyglądać automatyzacja procesu przesyłania i obierania faktur?
Za ten proces będzie opowiadał moduł komunikacyjny SV KSeF. Uruchomienie modułu, to automatyzacja komunikacji systemu DMS AutoStacja z KSeF Ministerstwa Finansów.
- Połączenie z KSeF rządowym
- Uwierzytelnione logowanie Twoim firmowym tokenem
- Wysyłanie i odbieranie dokumentów (xml) z KSeF
- Oznaczanie e-faktur – z DMS AutoStacja i do wysyłki do DMS
- Zapisywanie informacji o dacie, statusie, numerze KSeF i UPO
- Archiwizowanie historycznych e-faktur
Czy system będzie zwrotnie pobierał informację o numerze KSEF i dacie wysłania do KSEF do każdej faktury?
Tak. Jeżeli proces wysyłki faktury do KSeF zakończy się sukcesem to zwrotnie na dokumencie sprzedaży w DMS zapisane zostaną dwie kluczowe informacje tj. data wystawienia KSeF oraz numer KSeF. Będą one potrzebne przy dalszym procedowaniu faktury w DMS tj. wystawienia korekty faktury, dekretacji oraz raportowaniu JPK V7. Przykładowo, korekta faktury będzie możliwa dopiero wówczas, gdy faktura pierwotna zostanie skutecznie przesłana do KSeF (korekta wymaga daty wystawienia KSeF oraz numeru KSeF faktury pierwotnej).
Czy faktury będą wysyłane do KSeF od razu po wystawieniu, w określonych porach, czy może na koniec dnia?
Proces wysyłki do KSEF będzie oddzielony od procesu zatwierdzania faktury. Faktura będzie mogła być wysłana do KSeF po zatwierdzeniu, walidacji systemowej (technicznej) oraz wygenerowaniu pliku xml. Moment wysyłki nie jest z góry określony, jest zależny od decyzji użytkownika (np. natychmiast lub na koniec dnia). Przewiduje się dwa tryby wysyłania faktury: bezpośredni, online (jedna faktura) oraz zbiorczy w trybie offline do kolejki SV KSeF. Wybór trybu wysyłki będzie uzależniony od przyjętych przez dealera wewnętrznych procedur oraz uzgodnień z klientem.
W początkowym okresie funkcjonowania KSeF może pojawić się potrzeba wydania faktury bezpośrednio po sprzedaży np. sprzedaż na rzecz podatnika zwolnionego z VAT lub kontrahenta zagranicznego. Wówczas polecanym rozwiązaniem będzie bezpośrednia wysyłka faktury do KSeF oraz wydruk wizualizacji faktury z kodem QR. W pozostałych przypadkach faktura może być przesłana do KSeF w trybie offline i odebrana przez klienta już bezpośrednio z KSeF.
Korzystasz z systemu DMS AutoStacja?
Zautomatyzuj z SV KSeF wysyłanie i odbieranie e-faktur. Interesuje Cię uruchomienie SV KSeF w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami
Więcej o module SV KSeF i przygotowaniu DMS AutoStacja do KSeF znajdziesz w dokumencie Q&A przygotowanie do KSeF