W codziennej pracy dealerstwa wiele zadań przebiega według podobnego schematu. Kontakt z klientem po wysłaniu oferty, przygotowanie samochodu, kompletowanie dokumentacji czy wydanie pojazdu składają się z określonych czynności. Często odpowiadają za nie różne osoby lub zespoły. Przy takich zadaniach ważny jest wspólny sposób działania. Zespół powinien wiedzieć, co trzeba zrobić, które czynności są obowiązkowe i kiedy można przejść do kolejnego etapu. Listy kontrolne w Omnetic pozwalają zapisać te zasady bezpośrednio w systemie.
Powtarzalny proces warto zamienić w listę kontrolną
Jeżeli określone zadanie za każdym razem wymaga wykonania podobnych czynności, warto rozpisać je na kolejne kroki. Zespół nie musi wtedy pamiętać całego procesu ani za każdym razem ustalać, co powinno wydarzyć się dalej.
W Omnetic administrator może przygotować odpowiednią listę kontrolną i zdecydować, kiedy zespół powinien z niej korzystać. Listy można stosować między innymi przy pracy z pojazdami, klientami, leadami i sprawami handlowymi. Pracownik widzi wszystkie czynności, które powinien wykonać, i zaznacza kolejne zrealizowane punkty. Jeżeli w proces zaangażowanych jest kilka osób, każda może sprawdzić, co już zostało zrobione i jakie zadania nadal czekają na realizację.
Najważniejsze etapy można oznaczyć jako obowiązkowe
Nie wszystkie punkty procesu mają takie samo znaczenie. Część może mieć charakter pomocniczy, inne trzeba wykonać przed przejściem dalej. Przy niektórych potrzebne jest również potwierdzenie w postaci dokumentu lub skanu. Takie zasady można określić podczas tworzenia listy kontrolnej w Omnetic. Administrator wskazuje obowiązkowe czynności oraz punkty, przy których pracownik musi np. dodać odpowiedni dokument. Jeśli któregoś z wymaganych działań brakuje, nie można zakończyć listy. W określonych sytuacjach oznacza to również brak możliwości zamknięcia całej sprawy handlowej. Dzięki temu ważny krok nie zostanie pominięty tylko dlatego, że ktoś o nim zapomniał lub uznał zadanie za zakończone zbyt wcześnie.
Lista kontrolna nie służy więc wyłącznie do przypominania o kolejnych czynnościach. Pomaga wprowadzić w codziennej pracy standard, którego zespół rzeczywiście przestrzega.
Manager widzi, na jakim etapie jest zadanie
Lista kontrolna porządkuje pracę zespołu, a jednocześnie ułatwia managerowi kontrolę nad przebiegiem procesu. W Omnetic można sprawdzić, które punkty zostały już wykonane, a które nadal czekają na realizację. Przy każdym zakończonym zadaniu dostępna jest również informacja o tym, kto i kiedy je wykonał. W jednym miejscu znajdują się też dodane dokumenty i komentarze.
Manager nie musi więc zbierać informacji od kolejnych osób, aby ustalić, co dzieje się z konkretną sprawą. Może szybko sprawdzić jej aktualny stan i zobaczyć, co jeszcze trzeba zrobić.
Listy kontrolne można wykorzystać w różnych procesach
Ten sam mechanizm sprawdza się przy wielu powtarzalnych zadaniach w dealerstwie. Po pierwszym spotkaniu lista może pomóc dopilnować kolejnych kontaktów z klientem. Przy zakupie samochodu może wskazywać dokumenty, które trzeba zgromadzić przed zakończeniem procesu. Przed wydaniem auta pozwoli sprawdzić, czy zespół wykonał wszystkie wymagane czynności związane z przygotowaniem pojazdu.
Warto więc przyjrzeć się procesom, które w dealerstwie powtarzają się regularnie. Jeśli zadanie składa się ze stałych kroków, można zapisać je w formie listy kontrolnej. Następnie warto określić, które czynności są obowiązkowe i gdzie potrzebne jest dodatkowe potwierdzenie ich wykonania. W ten sposób zespół dostaje jasne zasady działania. Manager z kolei może sprawdzić, czy proces przebiega zgodnie z ustalonym standardem i czy wszystkie najważniejsze czynności zostały wykonane.
Korzystasz już z Omnetic?
Jeżeli w Twoim dealerstwie są powtarzalne procesy, które warto uporządkować, porozmawiaj ze swoim Customer Success Managerem. Wspólnie sprawdzicie, gdzie mogą pomóc listy kontrolne i jak dopasować je do sposobu pracy Twojego zespołu.
Nie korzystasz jeszcze z Omnetic?
Pokażemy Ci, jak listy kontrolne w Omnetic pomagają standaryzować procesy, pilnować wymaganych działań i kontrolować ich realizację w codziennej pracy dealerstwa.