Elektroniczne Archiwum Dokumentów (EAD)

Zastąp papierowe archiwum cyfrową dokumentacją

Dzięki modułowi E-dokumenty, możesz digitalizować dokumentację. Przechowywać pliki w cyfrowej strukturze systemu DMS AutoStacja i korzystać z łatwego wyszukiwania oraz udostępniania dokumentów.

W jednym miejscu masz dostęp do elektronicznej struktury wszystkich plików powiązanych m.in. z ewidencją w DMS AutoStacja, z kontrahentem lub dokumentem zlecenia, sprzedaży czy zamówienia.

Do elektronicznego archiwum możesz dodawać skany, zdjęcia, dokumenty i kopie maili – pliki umieszczane są w ustalonej indywidualnie strukturze, a Ty masz łatwy dostęp do uporządkowanej dokumentacji.

Drukujesz dokument, a jego obraz zapisuje się jednocześnie w DMS AutoStacja w postaci pliku PDF – wystarczy tylko jedna konfiguracja aby ustawić w systemie zasady archiwizowania dokumentów w Twojej firmie.

Jak to działa

Przechowywanie cyfrowych plików

Uporządkowana struktura plików, elektroniczna ewidencja i kompletna dokumentacja w jednym miejscu.
Zautomatyzuj archiwizację dokumentów księgowych i zastąp papierowe archiwum cyfrową dokumentacją w DMS AutoStacja.

Zapisywanie

Masz możliwość dołączania plików do obiektów w DMS AutoStacja, takich jak: kontrahent, pojazd, dokument zlecenia, faktura, zamówienie czy rozrachunek, następnie zapisujesz je w wirtualnych teczkach.

Archiwizowanie

Możesz dodawać dokumenty do EAD bezpośrednio ze skanera, z dysku – metodą przeciągnij i upuść oraz w momencie ich zatwierdzania lub drukowania z systemu DMS AutoStacja.

Wyszukiwanie

Moduł e-Dokumenty jest ściśle zintegrowany z podstawowymi funkcjami systemu DMS AutoStacja, dlatego możesz szukać plików przy użyciu kartotek kontrahentów, czy dokumentów sprzedaży.

Udostępnianie

Pliki z modułu e-Dokumenty udostępnisz błyskawicznie zarówno wewnątrz Twojej firmy, jak i na zewnątrz, np. do kontroli czy na potrzeby procesu windykacji – także z poziomu wirtualnych teczek.

Wsparcie procesów

Wygodny i szybki dostęp do pełnej informacji, podczas realizowania Twoich codziennych zadań w firmie.

Cyfryzacja wszystkich dokumentów księgowych i ich dostępność w jednym, centralnym miejscu – bez konieczności drukowania, przesyłania pocztą tradycyjną, czy archiwizowania w segregatorach

Proste i szybkie wyszukiwanie dokumentów i ich eksport do dalszej analizy w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego lub na potrzeby spraw sądowych

Gromadzenie w wersji cyfrowej skanów formularzy ze zgodami i sprzeciwami kontrahentów – zarówno aktualnych, jak i historycznych

Zapisywanie dokumentów związanych ze zleceniem naprawy oraz zdjęć z oględzin, dodawanie skanów i korespondencji e-mail

Wspólny dostęp – dla wszystkich użytkowników DMS AutoStacja w Twojej firmie – do korespondencji e-mail i historii ofert przygotowywanych dla kontrahentów

Rejestrowanie cyfrowej wersji skanów dokumentów wezwań do zapłaty powiązanych z rozliczaniem rozrachunków w DMS AutoStacja

Korzyści